اشاره: درراستاي نظام بخشي به امور جاري در سازمان كه همانا افزايش بهره وري را منجر مي گردد، اجراي نظام آراستگي فضاهاي اداري بعنوان روشي جهت برقراري و حفظ فضاهاي كيفي همواره مورد تاكيد قرار گرفته است كه براي دستيابي به اهداف آن مي بايست زمينه و شرايط لازم را فراهم آورد. ايجاد شرايط مطلوب در محيط كار مراحل مختلفي دارد كه بايد مورد شناسايي و مطالعه قرار گرفته و با رعايت الزامات و تدوين برنامه دقيق و زمانبندي شده اقدامات اجراي آن بعمل آيد.
مرحله اول: ساماندهي ومرتب سازي
ساماندهي درعام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن و مرتب كردن كليه اجزاي يك سازمان براساس قواعد يا اصولي معين جهت رسيدن به اهداف. ازديدگاه 5s ساماندهي به معناي تشخيص ضروري از غير ضروري، طبقه بندي اشياء و تعيين اولويت در نگهداري، يا دور ريختن اقلام زايد است. برخي از سازمانها روش خوبي براي مشخص كردن وسايل غير ضروري دارند اين سازمانها در ابتداي هرماه برچسب قرمز رنگي (Red Tag) روي وسايلي كه غير ضروري به نظر مي رسند ميزنند و در صورت استفاده در طي ماه آن را برمي دارند در پايان ماه اگر وسايلي باشند كه برچسب آنها برداشته نشده باشد آن وسايل را به عنوان لوازم غير ضروري از لوازم ضروري جدا ميكنند.اين اصل يكي از مهمترين وبنيادي ترين اصول ساماندهي ميباشد كه بايد از سوي معاونين يا مديران اتخاذ شود و تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها راهي براي رهايي از غير ضروريهاست. به عنوان مثال يك كارمند، مكاني را به كار خود اختصاص مي دهد و در اين ناحيه وسايلي مانند، ميز صندلي ، وسايل اداري و ملزومات مورد نياز براي انجام دادن وظايف را قرار ميدهد. براي منظم و مرتب كردن وسايل روي ميز خود ، بايد روش كار را به طوردقيق مطالعه كنيد و دريابيد كه طي انجام دادن كار، چه رفتارها و عادتهايي داريد، اغلب از چه وسايل و ملزوماتي استفاده مي كنيد، از چه لوازمي به ندرت استفاده مي كنيد لوازمي كه بيشتر مورد نياز داريد در فاصله نزديكتري به خود قرار دهيد و در مورد وسايلي كه كاربرد مصرفي كمتري داريد بالعكس عمل كنيد. انجام خانه تكانيهاي گسترده و دورريختن اشياي زايد و بي مصرف، در اين ميان بسيار اهميت دارد. زيرا پس از اين كار مي توان مشكلات موجود را ريشه يابي و علل آنها را كشف كرد و آن را از ميان برداشت . اين كار مهمترين بخش از فعاليتهاي نظام آراستگي است.
اصول اساسي مرحله اول :
ü الف – حذف لوازم غير ضروري
ü ب – ساماندهي به اشياء نا منظم ضروري
ü ج- تهيه و فهرستي از اشياء و لوازم ضروري
ü د- بازبيني دوره اي
دستورالعمل هاي اجرايي مرحله اول
درمورد اسناد و اطلاعات موجود در محيط كارخود اين مساله رادرنظر بگيريدكه اوراق سند يا اطلاعاتي وجود دارد كه به درد نمي خورد ،دراين صورت آنها را از محيط كار خود دور كنيد .
اقدام زير را در اقلام بازيافتي / دور ريختني قرار دهيد :
تقويم يا دفترچه يادداشت روزانه سال گذشته ، روزنامه يا نشريه اي كه خوانده شده و عنداللزوم بخش مورد نياز يا مورد توجه آن بريده شده و نگاه داشته شده و بقيه اش هيچ ضرورتي نداشته ، نسخ تايپ شده اضافي ، پيش نويس نامه اي كه تايپ و ارسال شده و كليه اقدام ووسايلي كه قابل استفاده نبوده و لازم است از محيط كار دور شوند .
1. اشياء و مدارك بي مصرفي را كه لازم است نگهداري شود به انبار يا بايگاني خارج از دفتر كار منتقل كنيد .
2. از چسباندن عكس ، اطلاعيه ، اعلاميه و پوستر و مانند اينها بر روي جايي غير از تابلوي اعلانات (خصوصاً بر روي در و پنجره) جداً خودداري كنيد هر گونه عكس ، اطلاعيه ، اعلاميه و پوستر نامربوط و زياده از حد يا فرسوده و نازيبا را از روي ديوارها و تابلوي اعلانات جمع آوري نماييد .
3. غير از منشي ها وتلفنچي ها نبايد درروي ميز بيش ازدو گوشي ثابت تلفن قرار داشته باشد
4. موارد ذيل راكنترل نموده ودرصورت نيازبه تعمير يا تعويض، آنها رادرليست يادداشت كنيد .
سقف ، ديوارها ، كف اتاق ، پنجره و دستگيره ، قفل ها ، پرده ، لامپ ها ، كليد و پريز ، دو شاخه ، سه راهي ، جمبه تقسيم و كانال (داكت) سيمهاي برق و تلفن ، اجراء سيستم سخت افزار ، نرم افزارها ، تلفن (تلفن روميري ، ديواري ، اتاقك ي كيوسك تلفن و ...) ، ماشين حساب ، ماشين دوخت ، ديسكت ها ، صندلي ، ميز ، شوفاژ ، كولر و از اين سيستم سرمايش / گرمايش/ صوتي / تصويري / حفاظتي/ هشدار دهنده/ اطفاء حريق و ... از اين قبيل.
5. توضيح : فرم ليست تجهيزات و وسايل معيوب و تعيين نوع اقدام مورد نياز شامل جدولي با مشخصات ذيل مي باشد .
6. كمدها وفايل هايي كه شكستگي دارنديا به راحتي بازو بسته نمي شوند بايدتعمير شوند .
7. اشيايي راكه ارزش تعمير ندارند،درصورت نيازبا اشياء سالم وقابل استفاده جايگزين كنند .
8. اشياء مستهلكي راكه مورد نياز مي باشند در صورت امكان بازسازي و تعمير نماييد.
9. آنچه درسيستم كامپيوتر شما وجود داردو بودن آن غير ضروريست از سيستم خود پاك كنيد .
10. نرم افزارهاي ضروري و مورد نياز خود را تعيين كده ودر ليست اقلام مورد نياز يادداشت كنيد .
11. سيستم كامپيوتر بايد به ويروس ياب به روز شده مجهز باشد .
12. فرم ليست فعاليتهاي غير ضروري را تكميل كنيد .















ايران خودرو
سايپا
جاگوار
شورولت
سيتروئن
سيزتا
بي.ام.و
آئودي
فولكس واگن
فراري
مرسدس بنز
پورشه
آلفارومئو
فورد
فيات
مازاراتي
مزدا
ميتسوبيشي
رو ور
اشكودا
سوبارو
تويوتا
ولوو 



























